Vedtekter for Ås Rotaryklubb
-medlem av Rotary
International-
Revidert på klubbmøte
18. april 2017
§ 1 Innledning
Ås Rotaryklubb
er en lokal klubb og en del av Rotary International med klubber organisert i
distrikter. Hver klubb er forpliktet på mål, lover og regler for Rotary
International og for det distriktet klubben tilhører.
Ås Rotaryklubb
tilhører Distrikt 2260.
§ 2 Formål
Ås Rotaryklubbs vedtekter er basert på
lov for rotary-klubber og det formål som til enhver tid følger av vedtak i
Rotary Internationals lovråd. I samsvar med dette er Ås Rotaryklubb sitt formål
følgende:
Oppmuntre og fremme klubbmedlemmenes
arbeid i å gagne andre, utvikle kjennskap og vennskap, fremme høye etiske krav
i alt arbeid, anerkjenne verdien av all nyttig virksomhet, utvikle
internasjonal forståelse og fremme velvilje og fred gjennom et
verdensomspennende fellesskap.
§ 3 Hensikten med rotaryklubben
Hensikten med
rotaryklubben er å arbeide mot rotarys mål, gjennomføre prosjekter/arbeidsoppgaver
basert på de 5 tjenesteområdene klubbtjeneste, yrkestjeneste, samfunnstjeneste,
internasjonal tjeneste og ungdoms-tjeneste. Klubben skal bidra til å fremme
Rotary ved å styrke medlemsarbeidet, støtte Rotary Foundation og utvikle
ledere.
§ 4 Klubbens område
Klubbens
geografiske område er Ås kommune.
§ 5 Styret
Styret leder
klubben i overensstemmelse med disse vedtektene. Styret ledes av presidenten og
består for øvrig av visepresident, innkommende president, sekretær, kasserer og leder av programkomitéen.
Lederne i komitéene deltar ved behov.
Sist avgåtte
president tjenestegjør som visepresident i det etterfølgende rotaryår.
§ 6 Valg av styre og andre
tillitsvalgte
Valgkomitéen består av de tre sist avgåtte presidentene i klubben. Leder er den som var
president først.
Valgkomiteen skal innen 15.november hvert år legge fram
forslag til : president, innkommende president, sekretær, kasserer og revisor
for kommende rotaryår.
Sekretæren velges for en periode av to rotaryår. Avgått
sekretær er visesekretær i det første året, og
for det andre året velges en ny visesekretær, som normalt velges som
sekretær for neste to-års periode. Visesekretæren fungerer som varamedlem i
styret for sekretæren.
Valgene foretas på valgmøtet/årsmøte som skal holdes før
31.desember jf. for øvrig paragraf 10.
§ 7 De tillitsvalgtes plikter
Presidenten
Presidenten skal lede møtene i klubben
og i styret og utføre slike oppgaver som hører til dette vervet. Presi-denten
har sammen med et annet styremedlem signa-turrett i saker som medfører
økonomiske eller andre stør-re forpliktelser for klubben. Presidenten har
anvisnings-rett alene.
Visepresidenten
Visepresidenten
inngår i styret og utfører de oppgaver som er foreskrevet av presidenten eller
styret. Vise-presidenten skal lede møtene ved presidentens fravær.
Sekretæren
Sekretæren har ansvar for all
utadrettet rapportering, arkiv-funksjoner, medlemsfortegnelse, frammøteregistrering
mv
Sekretærens faste oppgaver er:
§ Føre medlemsfortegnelse
§ Føre frammøtefortegnelse
· Skrive og oppbevare referater fra styremøtene
og sende referatene til medlemmene innen 60 dager
· Rapportere frammøte ved klubbmøter via
internett umiddelbart etter møtene
· Utføre andre arbeidsoppgaver som tilligger sekretæren
· Sekretæren har ansvar for alle
arkivfunksjoner, herunder at avtalte dokumenter blir overført til
Lokal-historisk arkiv.
Kassereren
Kassereren
skal ta vare på alle klubbens midler og gjøre rede for disse hvert år overfor
klubben.
Kassererens faste oppgaver er:
§ Med utgangspunkt i innkommende
presidents forslag til ”Klubbens planer og mål” skal kassereren utarbeide
forslag til budsjett for kommende rotaryår og legge dette fram for godkjennelse
i styret. Klubben skal ha budsjettet for behandling og
godkjennelse innen utgangen av april
måned – senest 15.mai
§ Gjennomføre budsjettkontroll
§ Føre klubbens regnskap og legge
årsregnskapet, inklusiv forslag til eventuelle oppgjørsdisposisjoner, fram for
styret for behandling og godkjennelse.
· Årsregnskapet legges fram for klubben
for sluttbehandling og godkjennelse innen utgangen av september
§ Innkassere klubbkontingenten
§ Betale kontingent til Rotary
International, Distrikt 2260, Rotary
Norden mv
§ Ta i mot og sende medlemmenes bidrag
til Rotary Foundation og Polio Plus
innen de fastlagte frister for dette
§ Foreta utbetalinger etter at bilagene
er anvist av presidenten.
§ 8 Møter
· Det årlige møtet for valg av
styremedlemmer og andre tillitsverv skal holdes en av de faste møtedagene i
desember i overensstemmelse med retningslinjer gitt i paragraf 6
· De regulære ukentlige møtene skal
normalt holdes tirsdag i Ås kulturhus kl 19.15. Varsel om forandringer eller
sløyfing av regulære møter skal gis til alle medlemmer
· Alle medlemmer utenom æresmedlemmer
eller medlemmer som er fritatt for møteplikt, skal regnes som tilstedeværende
eller fraværende ved det ordinære klubbmøtet. Tilstedeværelsen bekreftes gjennom medlemmets deltakelse på
minimum 50 prosent av møtene i hvert
halvår og at medlemmet er tilstede minimum 60
prosent av møtetiden, enten i denne eller i en annen rotaryklubb
· Klubben er beslutningsdyktig når minst
en tredjedel av medlemmene er til stede, så vel ved valgmøtet som ved ordinære
møter i klubben
· Styremøter skal innkalles av
presidenten ved behov , eller etter anmodning av minst to styremedlemmer. Styremøtene innkalles med
1 ukes varslingsfrist – ved hasteinnkallelse minimum 3 dager
· Styret er beslutningsdyktig når et
flertall av styrets medlemmer er til stede.
§ 9 Kontingent
I forbindelse
med fremleggelse av årsbudsjettet foreslår styret årskontingentens størrelse
som skal vedtas av klubbmøtet
Den til
enhver tid gjeldende årskontingent fastlagt av klubbmøtet betales halvårlig
innen 10. juni for perioden 01.07 til 31.12 og innen 10.desember for perioden
01.01. til 30.06.
§ 10 Avstemning
Det stemmes ved å avgi stemmetegn.
Hvis det foreligger flere kandidater til tillitsverv, skal avstemning foregå
skriftlig.
§ 11 Komitéer
Klubben har følgende faste komitéer:
i. Programkomité
ii. Velferd- og arrangementskomité
iii. (Dette er klubbens administrasjonskomitéer)
iv. Medlemskapskomité
v. Kommunikasjon- og PR-komité
vi. Rotary Foundationkomité
vii. Prosjektkomitéer
Ut over de
faste komiteene oppnevner presidenten, med styrets godkjennelse, de komitéer og
prosjektgrupper som han/hun finner nødvendig.
Presidenten
kan etter eget ønske delta i alle komitéer med fulle rettigheter.
§ 12 Komitéenes oppgaver
Enhver komité
skal behandle de saker som er tillagt den,
og saker som blir overlatt den av presidenten eller styret. Uten
fullmakt fra styret kan ingen komité sette i gang arbeid som påfører klubben
kostnader eller berører tredjeperson.
Hver enkelt
komité skal ha et mandat, klart definerte mål og handlingsplaner som fastlegges
ved begynnelsen av hvert rotaryår.
Komitéleder
har ansvar for komitéens møter og aktivi-teter.
Alle komitéer ved komitéleder skal levere en rap-port til presidenten om komitéens
aktiviteter gjennom rotaryåret innen 20. mai.
§ 13 Permisjon
Ved begrunnet
og skriftlig søknad til styret , kan tillatelse til fravær bli gitt, slik at et
medlem fritas for å være til stede ved møter i klubben for et nærmere bestemt
tidsrom.
§ 14 Finanser
· Før begynnelsen av hvert regnskapsår
skal styret utarbeide forslag til budsjett som forelegges klubbmøtet for
behandling og godkjenning
· Kassereren skal sette alle penger inn
i en bank som styret bestemmer. Det anbefales å opprette minimum to konti – en
for klubbaktiviteter og en for tjenesteprosjekter
· Bankkonto for klubbens løpende
transaksjoner disponer-es av klubbens kasserer
· Klubbens regnskapsår skal være 1.juli
til 30.juni og skal for innkreving av medlemskontingent deles i to halvårs-perioder
fra 1 juli til 31.desember og 1.januar til 30.juni
· Regnskapet skal ved regnskapsårets
slutt revideres av klubbens valgte revisor.
§ 15 Medlemskap
Klubbens medlemmer skal bestå av
voksne resursper-soner som viser god karakter og integritet, har et godt
omdømme i egen næring, eget yrke og/eller lokalsam-funn, og er villig til å
bidra i lokalsamfunnet og/eller ute i verden.
Klubben kan utnevne
æresmedlemmer
§16 Beslutninger
Dersom det
fremsettes forslag eller resolusjonsutkast i klubben, skal de vurderes i styret
før de behandles i klubbmøtet. Slike forslag, hvis de framsettes på et klubbmøte,
skal oversendes til styret uten diskusjon
§ 17 Endringer
Disse vedtektene kan bli endret med to tredjedels flertall på et hvilket som helst regulært klubbmøte, hvor et beslutningsdyktig antall medlemmer er til stede, forutsatt at underretning om slik foreslått endring har vært sendt på e-post eller i vanlig brev til hvert enkelt medlem minst ti dager før møtet. Ingen endringer, eller tillegg til disse vedtekter, kan gjøres om de ikke er i samsvar med klubblovene eller med lover og vedtekter for Rotary International og Rotary Code of Policies.